La organización de eventos en contextos de pandemia: Desafíos y oportunidades

Silvia G. Sandoval Recinos
Docente de la Escuela de Comunicaciones

Cuando la Organización Mundial de la Salud (OMS) declaró al covid-19 como una pandemia global, muchos no dimensionaron las transformaciones que esto exigiría a personas, instituciones y gobiernos; muy pocos de estos actores previeron que este virus sería capaz de afectar el desarrollo normal de todas las actividades en los diversos ámbitos de interacción social.

La dinámica de evolución de la pandemia ha obligado a todos los sectores a echar mano de las diversas plataformas tecnológicas de comunicación, información y aprendizaje; así como a implementar normas de bioseguridad para lograr la interacción con los demás, especialmente en el campo de la organización de eventos institucionales, corporativos y académicos. En esta misma tesitura, los profesionales que organizan diversos tipos de eventos enfrentan hoy los desafíos que este momento exige, planteándose preguntas tales como ¿Se dejarán de organizar y ejecutar eventos hasta que esta pandemia desaparezca? ¿Qué ocurrirá con los distintos proveedores que brindaban un servicio necesario para atender las necesidades logísticas de los actos? ¿Qué cambios implementarán las disciplinas relacionadas a la aplicación del protocolo, la etiqueta, las relaciones públicas y el marketing?

Es importe definir que todo evento (social, oficial, empresarial, familiar, académico, por mencionar algunos) está regido por un protocolo (tácito o explícito ordinario). El protocolo es el arte de determinar y establecer todas aquellas normas a cumplir para el mejor desenvolvimiento de las actividades previstas a desarrollar en cualquier tipo de evento, acto o ceremonia. Toda actividad a realizar posee características definidas que pueden delimitar el orden a implementar, esto sea de manera general o específica, tanto en actividades oficiales como no oficiales. Todo esto se desarrolla en circunstancias de cotidianidad y normalidad, pero en el contexto de pandemia la organización debe realizarse en condiciones extraordinarias, buscando adaptarse a la nueva situación.

Para responder a estas exigencias y mantener activos todos los eventos o actividades planificadas se recomienda a cada institución o empresa generar un documento que se denomine Guía de protocolo y organización de eventos en contextos de pandemia. Este protocolo deberá contener los diferentes aspectos que un anfitrión deberá tomar en cuenta al momento de poner en marcha sus actividades, y alinearlos con los protocolos de seguridad que a nivel mundial se han girado para toda convivencia con otras personas.

Ante la pregunta si se debe clausurar todos los eventos planificados y esperar que esta pandemia termine para ejecutarlos, la respuesta es no. Paralizar la organización de muchos eventos no es una opción para algunas entidades, organizaciones, instituciones o empresas. En la actualidad, existen diversas herramientas tecnológicas que permiten llevar a cabo eventos de tipo híbridos (con asistencia de algunas personas y otras con presencia remota desde las plataformas virtuales), eventos con total asistencia remota y algunos mucho más avanzados en el uso de las tecnologías que se podrán realizar totalmente virtuales, incluso con asistencia de las personas por medio de su avatar (elemento gráfico, animación que identifica virtualmente a un usuario).

 

La humanidad vive una crisis de salud

Esto ha sacado a las personas de su cotidiana normalidad y les desafía a crear alternativas para no detener su convivencia familiar y su desempeño laboral. Las organizaciones también han tenido que adaptarse revisando el empleo habitual de sus herramientas tecnológicas para adecuarlas a este contexto de crisis. Por ejemplo, hoy se puede contar con un número mayor de asistentes a un evento de manera remota desde la comodidad de sus casas y un grupo reducido de manera presencial (atendiendo la norma del distanciamiento físico), claro todo con la asistencia de las plataformas virtuales.

El seguimiento de un protocolo usual (orden de personas, símbolos, tiempos y escenarios) implica alinearse con un protocolo de atención en bioseguridad que garantice a todas las personas asistentes a un evento tener la oportunidad de participar con absolutas garantías de atención y normas de seguridad sanitarias.

Durante la organización de eventos es necesario tomar en cuenta la aplicación de medidas preventivas, tales como el distanciamiento físico, las normas de bioseguridad giradas por la OMS, las específicas para cada país y las propias de cada entidad según su naturaleza; todo esto para evitar la propagación de la pandemia.

En este sentido, para alcanzar un evento accesible (bajo el enfoque de bioseguridad por pandemia), los encargados de su planificación y desarrollo deben tomar en cuenta los medios de comunicación que se emplearán, los espacios, la facilidad de los accesos y todo lo relacionado a la presentación del evento mismo, esto sumado a que la tendencia es ahora: un grupo reducido de manera presencial y un grupo mayor de asistencia remota.

Hace muchos años se consideraba todo lo relacionado al ceremonial y al protocolo, como solo dirigido a un público homogéneo, sin atención a diferencias de diversa índole. Con el paso de los años, las instituciones públicas o privadas han comprendido la importancia de evolucionar al ritmo de todo lo que se va sumando a lo cotidiano, hoy se debe asumir con responsabilidad este nuevo desafío e incluir todas las herramientas y procesos necesarios para realizar los eventos que se tienen planificados, ahora de formas diferentes, pero con los mismos objetivos.

Los organizadores de eventos serán los responsables también de conocer y adaptarse a las bondades y beneficios que en este momento ofrecen las plataformas de reunión digital, entender y maximizar el uso de estas herramientas de comunicación en favor de sus objetivos y reinventar así su dinámica profesional para resolver la ejecución de sus eventos.

El trabajo del encargado de organizar eventos debe cumplir con la correcta aplicación del protocolo, no se reduce a indicarle a las personas donde sentarse o colocar símbolos patrios, nada más distante de lo que en realidad es, pues los profesionales en esta área siempre están dispuestos a ser parte de los cambios, de dar soluciones a los retos que se plantean.

Los organizadores de eventos serán los responsables de definir y establecer todas las medidas necesarias, así como hacerlas cumplir entre todos los proveedores que intervengan en la celebración del evento, ya que es de rigor conocer y desempeñar entre todos los actores que intervengan directa o indirectamente en el acto,  las medidas de limpieza y desinfección de las instalaciones y espacios (parqueos ingresos, salidas, escenarios, etc.), las medidas de higiene personal, como uso de mascarillas, caretas, guantes, alcohol gel, el distanciamiento entre personas y la distribución en los salones.

En conclusión, comunicadores, relacionistas públicos, encargados del protocolo institucional y corporativo deben implementar formas novedosas para comunicar o promover el evento y evaluarlo.  Este desafío supone considerar las adaptaciones en todas las fases de planificación de la actividad, lo que lleva a tomar esta situación de pandemia como una oportunidad de especializar la profesión en otros ámbitos de conocimiento y desempeño.

Muy importante también es pensar este trabajo en conjunto con todos los actores, asumiendo que, a pesar de enfrentar días de distanciamiento físico, se debe mantener y/o ampliar el acercamiento social.

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